Personnels AdministratifsITANon titulairesCatégorie B

Nouveau poste : premiers pas, premiers réflexes…

Chaque corps de la filière AENES comprend trois grades :

  • Ÿcorps des Adjoints administratifs : ADJAENES, ADJAENES principal 2ème classe et ADJAENES principal 1ère classeŸ ;
  • corps des Secrétaires administratifs : SAENES classe normale, SAENES classe supérieure et SAENES classe exceptionnelle ;
  • corps des Attachés d’administration : AAE (attaché), APAE (attaché principal) et AAHC (attaché hors classe).

Les personnels administratifs ont vocation à occuper des postes très divers, essentiellement dans les domaines administratifs, de gestion, de secrétariat, de comptabilité, des finances, des examens, de l’aide sociale et médicale, mais aussi dans les métiers de la communication, de l’informatique, du contentieux, du numérique, du juridique, des affaires immobilières, des marchés publics, du contrôle, ….
Ils exercent parfois seuls (secrétariat d’IEN, de circonscription, …), parfois dans des collectifs de plusieurs dizaines de personnes (rectorats, agences comptables, EPLE, universités, …).

Aussi, lorsque vous prenez vos nouvelles fonctions, que ce soit dans un premier poste ou pour un changement de poste, il vous faudra vous acquitter d’un certain nombre de formalités, tant administratives que fonctionnelles et vous assurer que vous touchez bien la rémunération et les indemnités afférentes : l’indemnité de fonctions, de sujétions et d’expertise (IFSE) correspondant au groupe de responsabilité de votre poste, la NBI, etc.

1 – Sur les questions administratives

Vous recevrez des documents, qu’il vous faudra signer et remettre par voie hiérarchique (au chef de service, qui transmettra aux ressources humaines) :

  • l’arrêté de nomination : un arrêté vous nomme sur vos nouvelles fonctions ; il faut signer les exemplaires pour notification, attestant que vous en avez pris connaissance, et en conserver un pour vos propres archives.
    Pensez à vérifier qu’il comporte bien :
    – votre grade et position statutaire (stagiaire, titulaire) ;
    – votre reclassement éventuel, suite à des services antérieurs (si vous étiez non-titulaire ou aviez un emploi dans le secteur public ou privé) ;
    – le groupe de responsabilités de votre poste (1,2,3 ou 4, selon le grade), qui déterminera le montant de votre IFSE.
  • le procès-verbal d’installation : dès votre arrivée, il vous en sera remis plusieurs exemplaires à signer,  attestant ainsi que vous avez bien pris vos fonctions et vous en conserverez également un exemplaire.
    C’est par ce PV, donc à partir de l’effectivité de votre prise de fonction, que les formalités liées à votre dossier administratif se déclencheront : affiliation/changement à la caisse d’assurance maladie, mise en place/modification de votre paye (salaire et indemnités), ouverture/modification de vos droits à pension, …

2 – Sur les questions fonctionnelles

  • la fiche de poste : en principe, vous devriez avoir assez rapidement un entretien avec votre supérieur hiérarchique direct, afin de déterminer les objectifs de l’année à venir et pour vous remettre une fiche de poste. Celle-ci indiquera les missions et tâches (liste non-exhaustive) liées à vos fonctions : cette fiche de poste peut évoluer au fil de l’année, il faudra dès lors effectuer les modifications, au plus tard lors de votre entretien professionnel annuel (évaluation).
    Elle doit également indiquer dans quel groupe du RIFSEEP (régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l’expertise et de l’engagement professionnel), votre poste a été intégré, ce qui déterminera votre IFSE.
    Voici un modèle de fiche de poste, utilisé lors des entretiens professionnels.
  • l’emploi du temps : votre emploi du temps doit être réalisé pour l’année scolaire et doit vous être remis un mois au plus tard après la rentrée.
    En effet, une circulaire n° 2002-007 du 21 janvier 2002 relative aux obligations de service des personnels formalise les questions de calendrier, de temps de travail et d’emploi du temps, notamment dans son titre 2.3. :

    En début d’année, une réunion est obligatoirement organisée avec les personnels pour mettre au point le calendrier prévisionnel de travail, congés, formation et les modalités d’organisation du service. Après cette réunion visant à harmoniser, chaque fois que cela est possible, l’intérêt du service et la vie personnelle des agents, le chef de service arrête ce calendrier et communique à chaque agent par écrit son emploi du temps avec son service durant les vacances, un mois au plus tard après la rentrée.

    Votre organisation du travail se fera sur la base de 1607 heures, selon des cycles ou périodes définies dans l’intérêt du service et du fonctionnement de la structure où vous vous situez (EPLE, services académiques, enseignement supérieur, administration centrale, etc.) : toutes les informations figurent dans cette circulaire.
    Une fiche thématique sur l’emploi du temps en EPLE du Sgen-Grenoble vous permettra également d’avoir des repères sur votre organisation du travail.

  • la formation : l’inscription aux formations, notamment pour les métiers, se fait très tôt dans l’année scolaire et universitaire. N’hésitez donc pas à consulter le plan de formation de votre académie (PAF) ou université (PF).

3 – Sur les questions de paye, d’indemnités et autres primes

  • la prime spéciale d’installation (PSI) : elle est due pour les personnels entrant dans la fonction publique en Ile-de-France et dans un périmètre arrêté de l’agglomération de Lille, comme l’indique le décret n°89-259 du 24 avril 1989 relatif à la prime spéciale d’installation attribuée à certains personnels débutants.
    Elle n’est versée qu’au moment de la titularisation, puisqu’il faut justifier d’un an de service sur le poste et n’est due qu’aux personnels rémunérés à un indice brut inférieur à 442 en 2018. Il faut en faire la demande explicitement auprès de votre service de ressources humaines.
  • l‘indemnité de changement de résidence : l’agent qui déménage à la suite de son affectation dans une nouvelle commune peut bénéficier, sous conditions, d’une prise en charge partielle de ses frais de déménagement, comme le précise le décret n°90-437 du 28 mai 1990.
    Il faut en faire la demande explicitement dans un délai d’un an après la mutation. Vous pouvez utilement vous référer à notre fiche thématique pour solliciter cette indemnité.

Pour toute entrée dans la fonction publique ou changement de résidence suite à mobilité, vous pouvez aussi bénéficier de l’aide à l’installation des personnels de l’État (AIP).

  • l‘indemnité de résidence : elle est égale à un pourcentage du traitement indiciaire brut détenu par l’agent, qui dépend de sa commune d’affectation. La commune prise en compte est celle dans laquelle il exerce effectivement ses fonctions, et non pas celle du siège de l’administration qui l’emploie.
    Elle est versée mensuellement comme le traitement indiciaire et évolue dans les mêmes proportions que le traitement indiciaire. Ainsi, en cas de temps partiel, elle est réduite proportionnellement.
    Vous pouvez vous référer à une fiche Service-Public, qui intègre notamment la liste des communes concernées dans chaque département.
  • la fiche de paye : votre rémunération sera versée dès le 1er mois de votre prise de fonction, après service fait, donc à la fin du mois.
    En revanche, la fiche de paye ne vous parviendra qu’ultérieurement, généralement dans la quinzaine du mois suivant, sur votre lieu de travail.
    Assurez-vous qu’elle comporte bien votre rémunération principale, ainsi que vos indemnités et primes diverses précisées dans la fiche de poste.
    Doivent aussi y figurer certaines prestations sociales et familiales, comme le supplément familial de traitement si vous avez des enfants (cf. fiche thématique SFT) ou l’indemnité de résidence précitée.
  • l’indemnité de fonctions, de sujétions et d’expertise (IFSE) : dans chaque académie, chaque poste a été répertorié dans un groupe de responsabilités auquel a été affecté un montant indemnitaire.
    Assurez-vous que cette indemnité vous a bien été versée intégralement et qu’elle correspond à votre niveau de responsabilités, tel que défini dans la circulaire sur le RIFSEEP de chaque administration (cf. site du rectorat, du ministère ou de l’université).
  • la nouvelle bonification indiciaire (NBI) : elle consiste en l’attribution de points d’indice majorés, correspondant à la valeur du point de la fonction publique, qui viennent s’ajouter au salaire de l’agent.
    Il faut exercer certains emplois impliquant l’exercice d’une responsabilité ou d’une technicité particulière. Un arrêté du 6 décembre 1991 fixe la liste des postes concernés à l’Éducation Nationale.
    Lorsque vous n’exercez plus les fonctions y ouvrant droit, vous cessez de la percevoir : la NBI est liée au poste, pas à l’agent. Le montant perçu est intégré dans le calcul pour vos droits à pension : il est donc important de vérifier qu’elle vous a été versée, si votre poste est doté de la NBI.
    Notre fiche thématique NBI vous en explique les règles et droits.

Pour toutes les questions ou difficultés relatives à ces formalités lors de votre entrée en fonction, n’hésitez pas à contacter votre syndicat Sgen-CFDT le plus proche : nos conseillers sauront vous guider pour faire valoir vos droits.